Handlungsfelder
HF 3: Verantwortungsvolle Beschaffung
HF 6: Strategie
HF 7: Investitionsmanagement
GRI-Standards
GRI 2-25 | Verfahren zur Beseitigung negativer Auswirkungen
GRI 2-26 | Verfahren für die Einholung von Ratschlägen und die Meldung von Anliegen
GRI 2-27 | Einhaltung von Gesetzen und Verordnungen
GRI 3-3 | Management des wesentlichen Themas
Die Einhaltung von Regeln durch alle am Geschäftsprozess Beteiligten stellt das Fundament für verlässliche, integre und nachhaltige Geschäftskontakte dar. Das Vertrauen, das Gesellschafter, Kommunen, die Öffentlichkeit und die Menschen, die bei der NHW wohnen und arbeiten, sowie unsere Geschäftspartner in uns setzen, ist das Herzstück unserer Unternehmensgruppe. Es ist essenziell, dass alle diese Stakeholder sich auf unsere integre Handlungsweise verlassen können. Wir setzen es uns zum Ziel, Geschäftsbeziehungen sachbezogen, fair und kooperativ, transparent sowie ohne unlautere Taktiken zu führen.
GRI 3-3 a.
GRI 3-3 b.
Die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen ist für unseren Geschäftserfolg entscheidend. Verstöße gegen Compliance-Vorschriften können straf- oder zivilrechtliche Konsequenzen mit sich bringen, welche die Entwicklung unseres Unternehmens beeinträchtigen könnten. Zu den Risiken gehören unter anderem Geldstrafen oder ein limitierter Zugang zu Finanzmitteln, die für die Refinanzierung essenziell sind. Strafzahlungen können ebenfalls drohen, sollten wir nicht den Anforderungen der CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) entsprechen, sobald diese EU-Direktive für unser Unternehmen verpflichtend anzuwenden ist. Dies würde auch unseren Ruf schädigen.
Finanzielle Verluste könnten auch entstehen, wenn Positionen innerhalb der Unternehmensgruppe zum persönlichen Nutzen oder dem Dritter missbraucht werden sollte, einschließlich Korruption, Schmiergeldern und Betrug. Wir erwarten außerdem einen vertraulichen Umgang mit internen und externen Geschäftsinformationen, was auch vertraglich festgelegt ist.
Compliance schützt unser Unternehmen darüber hinaus vor Reputationsverlust. Ein potenzieller Image-Verlust aus Compliance-Risiken ist deshalb ein weiterer Aspekt im Risikomanagement mit dem Ziel, Imageverluste zu vermeiden und die volle operative Handlungsfähigkeit der NHW ohne Einschränkungen zu gewährleisten. Die sogenannte Tax Compliance, die die Steuerehrlichkeit sicherstellt, ist eng mit dem Risikomanagement verknüpft.
Als Wohnungsbauunternehmen, Stadt- und Projektentwicklerin sowie Arbeitgeberin verwaltet die NHW zudem eine Vielzahl von Daten, insbesondere im Bereich der Immobilienbewirtschaftung und ‑verwaltung, darunter personenbezogene Daten von Menschen, die bei uns beschäftigt sind oder Wohnungen mieten. Wir sind uns der Verantwortung hinsichtlich des Schutzes der Privatsphäre all jener bewusst, die in Beziehung zu unserem Unternehmen stehen. Der Schutz der Privatsphäre und der Persönlichkeitsrechte dieser Personen hat für uns oberste Priorität.
Wir erkennen auch Chancen, die sich aus der geforderten CSRD-Konformität ergeben, wie das wachsende Interesse von Investorengruppen an unserem Unternehmen. Die gesellschaftliche Wirkung betrifft zudem unsere Vorbildfunktion, zum Beispiel für mittelständische Handwerksbetriebe. Als Landesunternehmen pflegen wir außerdem einen kontinuierlichen Dialog mit unseren Gesellschaftern, um den Informationsfluss und die Entscheidungsfindung zu optimieren. Unser Engagement in Verbänden und der Initiative IW.2050 reflektiert unseren Wunsch, aktiv an der Gestaltung unserer Branche mitzuwirken und dabei vor allem auch den Dialog mit der Politik zu pflegen.
GRI 3-3 d.
Richtlinien und Verpflichtungen (GRI 3-3 c.) zur Compliance finden sich im Kapitel zu den allgemeinen Angaben unter GRI 2-23.
GRI 2-25
Die Liste mit Compliance-Anforderungen, die an unser Unternehmen gestellt werden, ist lang – und wird immer länger. Zu den ohnehin zahlreichen bundesdeutschen gesetzlichen Pflichten (beispielsweise ordnungsrechtliche Vorgaben bei Neubau und Modernisierung sowie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) gesellen sich zunehmen auch Anforderungen der Europäischen Union wie die bereits erwähnte Direktive CSRD oder die EU-Taxonomie (Klassifizierungssystem für nachhaltige Wirtschaftstätigkeiten).
Unsere Geschäfte führen wir unter Einhaltung der relevanten Gesetze und Vorschriften sowie unserer unternehmenseigenen Statuten. Grundsätzlich verpflichtet sich die Unternehmensgruppe dazu, alle Berichtspflichten zu erfüllen und gesetzliche Regulatorien einzuhalten. Dazu zählen ebenfalls der Code of Conduct, die Compliance-Vereinbarung für die Mitarbeitenden, das Unternehmensleitbild sowie Dienstanweisungen. Auch die technisch und organisatorisch erforderlichen Maßnahmen, um den Datenschutz zu gewährleisten, werden ebenfalls regelmäßig überprüft.
Wir stellen sicher, dass gesetzliche Bestimmungen und unternehmensinterne Richtlinien in allen Konzernunternehmen eingehalten werden. Dazu bekennen wir uns auch in unserem Unternehmensleitbild und in unserer Unternehmensstrategie. Regeltreue erwarten wir auch in Geschäftsbeziehungen. Unsere Leitbilder sind unseren Geschäftspartnern zugänglich. Durch unser eigenes Auftreten innerhalb geschäftlicher Beziehungen zeigen wir unsere Erwartungshaltung entsprechend unseren eigenen Ansprüchen. Darüber hinaus ist unser Verhaltenskodex (CoC) grundsätzlich Teil einer Beauftragung. Außerdem haben wir ein Hinweisgebersystem, welches auch Dritten zugänglich ist.
Die Geschäftsführung trägt die Hauptverantwortung für Governance und Compliance, was die Wichtigkeit dieser Themen unterstreicht. Die sich aus rechtlichen und internen Anforderungen ergebenden Verpflichtungen sind fest in unsere Managementprozesse integriert.
Innenrevision und unabhängiger Compliance-Beauftragter ergänzen sich insofern, dass einerseits von der Revision Hinweise an den Compliance- Beauftragten gegeben werden und andererseits vertiefende Prüfaufträge von dem Compliance-Beauftragten an die Revision erteilt werden können. Ähnlich verhält es sich bei der Zusammenarbeit mit dem Policy Management: Ergeben sich Erkenntnisse beim Compliance-Beauftragten zum Regelungsbedarf, werden diese weiter zur Lösung gemeldet. Der Compliance-Beauftragte wird ggf. bei neuen oder angepassten Regelungen und Prozessen um Stellungnahme gebeten.
Unser Compliance-Management-System (CMS) bezeichnet die Gesamtheit der Grundsätze sowie die in der Unternehmensgruppe eingerichteten Maßnahmen und Prozesse, um Regeltreue sicherzustellen. Ziel unseres CMS ist es, die Risikoerkennung zu unterstützen und Regelverstöße zu vermeiden. Beispielsweise haben wir Maßnahmen zur Bekämpfung von Korruption ergriffen; dazu zählt beispielsweise die Dienstanweisung Korruptionsbekämpfung sowie dazugehörige Schulungen.
Mit unserem Compliance-Management stellen wir sicher, dass unser Handeln in Übereinstimmung mit geltenden Regeln des Rechtsrahmens, vertraglichen Verpflichtungen sowie den selbst auferlegten Unternehmensregeln und Selbstverpflichtungen steht. Es sorgt für Transparenz, sichert Sorgfaltspflichten und garantiert Verbindlichkeit. Es dient darüber hinaus dem Schutz der Beschäftigten, Beauftragten und Organen vor Rechts- und Regelverstößen und anderen wirtschaftskriminellen Handlungen. Wir sensibilisieren unsere Belegschaft fortlaufend zu regeltreuem Verhalten.
GRI 2-26
Um sicherzustellen, dass geschäftliche Abläufe integer und transparent bleiben, hat unsere Unternehmensgruppe einen unabhängigen internen Compliance-Beauftragten ernannt. Diese Person dient als unparteiische Anlaufstelle und vertrauensvoller Berater für alle Beteiligten, sowohl innerhalb des Unternehmens als auch außerhalb. Sie bietet Unterstützung bei der Beratung und Aufnahme von Hinweisen sowie bei Verdachtsmomenten. Auf Wunsch können Gespräche auch unter Wahrung völliger Anonymität geführt werden. Die Hauptaufgabe des Compliance-Beauftragten besteht darin, Unregelmäßigkeiten bei Geschäftsvorfällen zu untersuchen und aufzuklären sowie präventiv tätig zu sein und bei Regelverstößen Lösungswege zu finden und zu vermitteln.
Ergänzt wird die Rolle des Compliance-Beauftragten durch eine externe unabhängige Stelle (Externe Compliance-Stelle) bei einer Anwaltskanzlei, die ebenfalls Hinweise entgegennimmt, auch anonym, wenn dies gewünscht ist. Die vertrauliche Handhabung dieser Informationen, Zusammenarbeit und Bereitschaft ist vertraglich sichergestellt. Individuelle Gespräche können in den Räumlichkeiten der Kanzlei geführt werden. Die erhaltenen Hinweise werden verantwortungsvoll und ggf. anonym ausschließlich an den Compliance-Beauftragten der Unternehmensgruppe weitergeleitet. Die Geschäftsführung hat auf Auskunftsrechte bezüglich der Identität der Hinweisgebenden verzichtet. Die Kanzlei unterstützt den Compliance-Beauftragten auch bei der rechtlichen Einordnung von Sachverhalten.
Alle Kontaktinformationen des internen Compliance-Beauftragten und der externen Compliance-Stelle sind auf unserer Website einsehbar. Zudem ist das Hinweisgebersystem zugänglich, welches um eine digitale Lösung gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz erweitert wurde. Die Innenrevision bildet einen weiteren wichtigen Baustein unseres Compliance-Systems.
Die Service- und Regionalzentren unserer Unternehmensgruppe tragen die Hauptverantwortung für die Annahme und Bearbeitung von Beschwerden unserer Mieterinnen und Mieter. Sie fungieren als zentrale Anlaufstellen, an denen sämtliche Anliegen der Mieterschaft gesammelt, bearbeitet und falls erforderlich an die Geschäftsführung weitergeleitet und weiterverfolgt. Unser Telefonservicecenter ist dabei ausschließlich mit qualifizierten und speziell geschulten Mitarbeitenden des eigenen Unternehmens besetzt. Die in den Servicecentern eingehenden Mieterbeschwerden werden systematisch erfasst und beantwortet. Zusätzlich haben die bei uns lebenden Personen Zugang zum Compliance-Beauftragten sowie zur bereits erwähnten externen Beschwerdestelle bei einer Rechtsanwaltskanzlei, die für Belange der Compliance zuständig ist.
Unsere Organisation hat die Funktion des Datenschutzbeauftragten extern besetzt. Als interne Verbindung agiert dabei unsere Datenschutzkoordination. Zudem sind in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens Datenschutzkoordinatoren tätig. Diese Struktur gewährleistet eine stetige Beobachtung und Anpassung an die Entwicklungen im Datenschutzrecht und dessen Interpretation, um die Implikationen für unser Unternehmen kontinuierlich zu bewerten und entsprechend zu handeln.
Die kommenden Jahre stehen im Zeichen der Vorbereitung auf die EU-Direktive CSRD: Dabei geht es um die Identifikation der Berichtspflichten für das gesamte Unternehmen bis 2026; Details dazu in der Zieltabelle.
| Ziele (strategisch / operativ) | Maßnahmen + Meilensteine | Zeithorizont / Zielstatus |
| Vorbereitung auf Berichtspflichten gemäß CSRD | Durchführung eines CSRD Readiness-Checks: Abgleich N-Bericht mit CSRD-Berichtsanforderungen (hier: ESRS G1/Geschäftsgebaren und ESRS1 / Allg. Anforderungen) | Q4/2024 |
| Vorbereitung auf Berichtspflichten gemäß CSRD | Durchführung einer CSRD-konformen Materialitätsanalyse (doppelte Materialitätsbewertung) | Q3/2024 |
| Vorbereitung auf Berichtspflichten gemäß CSRD | Evaluation und ggf. Auswahl einer ESG-Datensoftwarelösung | Q3/2024 |
Für uns ist ethisches Wirtschaften untrennbar mit Sustainable Finance verbunden. Wir streben danach, unseren Immobilienbestand bis zum Jahr 2045 weitgehend klimaneutral zu gestalten, was bedeutende Investitionen in unsere Bestandsgebäude und Neubauten erfordert. Zur Finanzierung des notwendigen Modernisierungsprogramms haben wir 2019 als eines der Vorreiterunternehmen in der Wohnungswirtschaft eine grüne Anleihe auf dem Kapitalmarkt emittiert und diese Initiative 2022 mit einer grünen und sozialen Anleihe fortgesetzt. Dies erhöht unsere Attraktivität für Investoren, die an nachhaltigen Anlagemöglichkeiten interessiert sind. Mit dem zuletzt ausgegebenen Sustainability-Bond haben wir erstmals sowohl in energieeffizientes Wohnen als auch in den sozialen Sektor für erschwinglichen Wohnraum investiert. Durch ein Nachhaltigkeitsrating von ISS oekom und zwei sogenannte Second Party Opinions (SPO) haben wir die Transparenz unserer nachhaltigen Unternehmensentwicklung gegenüber dem Finanzmarkt weiter gestärkt.
Zudem legen wir im Bereich des Investitionsmanagements großen Wert darauf, unsere liquiden Mittel unter Beachtung von Nachhaltigkeitskriterien zu investieren, mit dem Ziel, eine Anlagestrategie zu verfolgen, die ESG-Kriterien entspricht. Ab dem Berichtsjahr 2022 ist unser hauseigener Fonds gemäß Artikel 8 der EU-Offenlegungsverordnung klassifiziert.
Als eines der ersten deutschen Wohnungsunternehmen haben wir ein grünes Schuldscheindarlehen aufgenommen. Darüber werden umweltfreundliche und soziale Investitionen finanziert. So konnte die Siedlung an der Bürgerler Straße in Frankfurt-Fechenheim aufwendig modernisiert werden.
GRI 3-3 e.
Unser Compliance-Management-System ist darauf ausgelegt, die kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung unserer Regelwerke zu gewährleisten. Es hat zudem die Aufgabe, die Einhaltung dieser Regeln zu überwachen. Ergänzend dazu existiert das Interne Kontrollsystem (IKS) unserer Unternehmensgruppe. Die Überprüfung der Einhaltung der Regeln erfolgt nicht nur durch die Innenrevision, sondern auch durch den Compliance-Beauftragten, wie zuvor erläutert.
Sofern Beschwerden im Berichtsjahr 2023 erfolgten, wurden diese durch die zuständigen Bereiche oder den Compliance-Beauftragten bearbeitet. Die Beschwerden wurden geprüft und ggf. angemessene Maßnahmen entwickelt.
Die jährliche Pflichtschulung zum Datenschutz wurde für alle Mitarbeitenden online durchgeführt. In der Unternehmensgruppe haben sich die jährliche Pflichtschulung zum Datenschutz für alle Mitarbeitenden und das Konzept zu den monatlich stattfindenden Sprechstunden etabliert, parallel werden bereichsspezifische Datenschutzschulungen durchgeführt. Eingehende Anfragen in Bezug auf den Datenschutz bei der Unternehmensgruppe werden dokumentiert, geprüft und bearbeitet. Im Berichtszeitraum erfolgte keine Geltendmachung eines Auskunftsanspruchs durch Mitarbeiter:innen, eine Auskunftsanspruch nach Artikel 15 DSGVO wurde nicht gestellt.
Bezüglich gesetzlicher Anforderungen entwickelt sich unser Datenschutzkonzept stetig weiter. So wird beispielsweise das in der NHW implementierte Löschkonzept für Daten und Akten kontinuierlich evaluiert und aktualisiert.
Wir überprüfen wie in den Vorjahren 28 Themenfelder im Hinblick auf Korruptionsrisiken und ergriffen drei Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung. Bestätigte Korruptionsfälle gab es keine.
GRI 2-27
Im zurückliegenden Berichtszeitraum verzeichnete die NHW keine wesentlichen Verstöße gegen gesetzliche oder regulative Bestimmungen, und es fielen keine Geldbußen an. Des Weiteren wurden gegen die Unternehmensgruppe keine Strafzahlungen aufgrund der Nichteinhaltung von Richtlinien hinsichtlich der Bereitstellung und des Einsatzes von Produkten und Services oder Umweltstandards verhängt. Zudem sind aktuell keine Verfahren wegen wettbewerbswidrigen Verhaltens, Kartellbildung oder Monopolstellung bei irgendeinem Unternehmen der Unternehmensgruppe Nassauische Heimstätte | Wohnstadt anhängig.
GRI 3-3 f.
Der Gesamtbetriebsrat der Nassauischen Heimstätte Wohnungs- und Entwicklungsgesellschaft mbH, der die Interessengruppe der Mitarbeitenden vertritt, hat die für die Compliance nötigen Gesamtbetriebsvereinbarungen mitentwickelt.
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