Ethisches Wirtschaften und Compliance


 

 

Handlungsfelder

HF 6 Strategie

HF 7 Investitionsmanagement

 

GRI-Standards

GRI 2 | Allgemeine Angaben 

GRI 3-3 | Management des wesentlichen Themas 

Compliance, also die Regeltreue aller am Geschäftsprozess beteiligten Personen, bildet die Basis für vertrauensvolle, integre und nachhaltige Geschäftsbeziehungen. Die NHW als Unternehmensgruppe lebt vom Vertrauen ihrer Gesellschafter, der Kommunen und der Öffentlichkeit, der Menschen, die bei uns wohnen und arbeiten, sowie den Unternehmen, mit denen wir Geschäftsbeziehungen unterhalten. All diese Interessengruppen müssen sich auf unsere Integrität verlassen können. Besonderen Wert legen wir darauf, geschäftliche Beziehungen sachbezogen, fair in der Zusammenarbeit, transparent und frei von unlauteren Methoden zu führen. Zum ethischen Wirtschaften gehört für uns außerdem ein „grünes” Investitionsmanagement (Sustainable Finance).

In Vertrauen investieren

Auswirkungen

Compliance ist in hohem Maße geschäftlich relevant. Compliance-Verstöße könnten straf- oder zivilrechtliche Folgen nach sich ziehen und so die Unternehmensentwicklung gefährden. Risiken sind beispielsweise Bußgelder oder ein erschwerter Zugang zu Finanzmitteln, die für die Refinanzierung nötig sind. Strafzahlungen erwarten uns auch, wenn wir künftig nicht CSRD-konform handeln, und zwar ab dem Zeitpunkt, an dem unser Unternehmen unter diese EU-Direktive fällt. In dem Fall würde zudem unser guter Ruf Schaden nehmen.

Finanzielle Schäden für die Unternehmensgruppe können auch auftreten, wenn die eigene Position zum persönlichen Vorteil oder zugunsten Dritter missbraucht wird. Dazu zählen auch Bestechungen, Schmiergeldzahlungen und Betrug. Außerdem erwarten wir, dass mit internen und externen Geschäftsinformationen vertraulich umgegangen wird; dieses regeln wir auch über unsere Anstellungsverträge.

Compliance soll unser Unternehmen auch vor Reputationsverlusten schützen. Ein potenzieller Image-Verlust aus Compliance-Risiken ist deshalb ein weiterer Aspekt im Risikomanagement. Ziel ist es, die uneingeschränkte Handlungsfähigkeit der NHW ohne Auflagen sicherzustellen. Die sogenannte Tax Compliance, die Steuerehrlichkeit sichern soll, ist mit dem Risikomanagement verzahnt.

Darüber hinaus verfügt die NHW als Wohnungsbauunternehmen, Stadt- und Projektentwicklerin sowie als Arbeitgeberin über eine große Menge von Daten. Wir erheben vor allem Daten in der Immobilienbewirtschaftung und Verwaltung. Oft handelt es sich dabei um personenbezogene Datensätze, beispielsweise von Menschen, die bei uns arbeiten oder die Wohnungen anmieten. Wir sind uns der Verantwortung hinsichtlich des Schutzes der Privatsphäre all jener bewusst, die in Beziehung zu unserem Unternehmen stehen. Den Schutz dieser Daten zu jeder Zeit zu gewährleisten, hat höchste Priorität, damit keine Persönlichkeitsrechte verletzt werden.

Chancen, die sich beispielsweise aus CSRD-Konformität ergeben, sehen wir darin, dass sich Investorengruppen zunehmend für unser Unternehmen interessieren. Was mögliche Auswirkungen auf die Gesellschaft im Allgemeinen betrifft, so sehen wir die Vorbildfunktion, die unser Unternehmen innehat – beispielsweise für mittelständische Handwerksbetriebe. Als Landesunternehmen stehen wir zudem in kontinuierlichem Austausch mit unseren Gesellschaftern, um einen stetigen Informationsfluss zu gewährleisten und schnelle Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Indem wir uns in Verbänden und in der Initiative IW.2050 engagieren, nutzen wir auch dort unseren Gestaltungsspielraum. 

GRI 3-3 a.
GRI 3-3 b.

Richtlinien/Verpflichtungen

Die Liste mit Compliance-Anforderungen, die an unser Unternehmen gestellt werden, ist lang. Es gibt zahlreiche gesetzliche Anforderungen, verbunden mit Berichtspflichten sowie ordnungsrechtliche Vorgaben bei Neubau und Modernisierung. Unsere Geschäfte führen wir unter Einhaltung der relevanten Gesetze und Vorschriften sowie unserer unternehmenseigenen Statuten.

Ein zentraler Baustein unseres Compliance-Managements ist die Gesamtbetriebsvereinbarung zur Compliance, die Zuständigkeiten, Details, Maßnahmen zur Korruptionsprävention und Meldeverfahren regelt. Außerdem gibt es eine Gesamtbetriebsvereinbarung Beschwerdestelle. Darüber hinaus gelten zahlreiche verbindliche Betriebs-, Dienst- oder Arbeitsanweisungen, Richtlinien und Leitfäden, Prozessbeschreibungen, Normvorgaben, Verträge und Vereinbarungen, interne Kontrollsysteme (IKS), das Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennungen, Stellenprofile, IT-Berechtigungen und Maßnahmen des Risikomanagements sowie arbeitsrechtliche Bestimmungen.

Eine eigene Datenschutzrichtlinie sowie entsprechende Gesamtbetriebsvereinbarungen und Dienstanweisungen stellen den Datenschutz sicher. Zweck unserer Datenschutz-Richtlinie ist es, dass wir zum einen die rechtlichen Datenschutzanforderungen einhalten und zum anderen Datenschutzprinzipien berücksichtigen (beispielsweise Datenvermeidung oder Datensparsamkeit). Unsere Datenschutzmaßnahmen dienen dem Schutz von Persönlichkeitsrechten, beispielsweise dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Mit Datenschutzmaßnahmen soll eine Einsichtnahme in Daten durch unberechtigte Dritte sowie der Missbrauch und das Verfälschen von Daten verhindert werden.

Weiterhin verfügen wir über einen Code of Conduct (Verhaltenskodex) für unsere Dienstleistungs- und Lieferunternehmen, um Menschenrechte entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu wahren. Mehr dazu im Kapitel zur nachhaltigen Lieferkette unter GRI 3-3 c.

Darüber hinaus gilt für uns der Public Corporate Governance Kodex (PCGK) des Landes Hessen. Dieser stellt wesentliche Regeln und Handlungsempfehlungen für die Steuerung, Leitung und Überwachung von Unternehmen dar, an denen das Bundesland beteiligt ist. Diese Regeln beruhen auf gesetzlichen Vorschriften und anerkannten Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung. Für weitere Details verweisen wir auf den Corporate-Governance-Bericht.

Die Klammer für ethisches Wirtschaften in allen Dimensionen stellt unser Unternehmensleitbild dar, das wir im Kapitel „Strategie und Handlungsfelder” darstellen.

GRI 3-3 c.

Maßnahmen

Verfahren zur Beseitigung negativer Auswirkungen

Verfahren für die Einholung von Ratschlägen und die Meldung von Anliegen

Wir stellen sicher, dass gesetzliche Bestimmungen und unternehmensinterne Richtlinien in allen Konzernunternehmen eingehalten werden. Dazu bekennen wir uns auch in unserem Unternehmensleitbild und in unserer Unternehmensstrategie.

Regeltreue erwarten wir auch in Geschäftsbeziehungen. Unsere Leitbilder sind unseren Geschäftspartner:innen zugänglich. Durch unser eigenes Auftreten innerhalb geschäftlicher Beziehungen zeigen wir unsere Erwartungshaltung entsprechend unseren eigenen Ansprüchen. Darüber hinaus ist unser Verhaltenskodex (CoC) grundsätzlich Teil einer Beauftragung. Außerdem haben wir ein Hinweisgebersystem, welches auch Dritten zugänglich ist.

Die Gesamtverantwortung für Governance obliegt der Geschäftsführung. Damit bekommt das Thema das notwendige Gewicht. Außerdem sind die aus den gesetzlichen, unternehmensinternen und vertraglichen Vorgaben resultierenden Pflichten in den Leitungsprozess integriert.

Innenrevision und unabhängiger Compliance-Beauftragter ergänzen sich insofern, dass einerseits von der Revision Hinweise an den Compliance-Beauftragten gegeben werden und andererseits vertiefende Prüfaufträge von dem Compliance-Beauftragten an die Revision erteilt werden können. Ähnlich verhält es sich bei der Zusammenarbeit mit dem Policy Management: Ergeben sich Erkenntnisse beim Compliance-Beauftragten zum Regelungsbedarf, werden diese weiter zur Lösung gemeldet. Der Compliance-Beauftragte wird ggf. bei neuen oder angepassten Regelungen und Prozessen um Stellungnahme gebeten.

Mit unserem Compliance-Management stellen wir sicher, dass unser Handeln in Übereinstimmung mit geltenden Regeln des Rechtsrahmens, vertraglichen Verpflichtungen sowie den selbst auferlegten Unternehmensregeln und Selbstverpflichtungen steht. Es sorgt für Transparenz, sichert Sorgfaltspflichten und garantiert Verbindlichkeit. Es dient darüber hinaus dem Schutz der Beschäftigten, Beauftragten und Organen vor Rechts- und Regelverstößen und anderen wirtschaftskriminellen Handlungen. Wir sensibilisieren unsere Belegschaft fortlaufend zu regeltreuem Verhalten.

Unser Compliance-Management-System (CMS) bezeichnet die Gesamtheit der Grundsätze sowie die in der Unternehmensgruppe eingerichteten Maßnahmen und Prozesse, um Regeltreue sicherzustellen. Ziel unseres CMS ist es, die Risikoerkennung zu unterstützen und Regelverstöße zu vermeiden. Beispielsweise haben wir Maßnahmen zur Bekämpfung von Korruption ergriffen; dazu zählt beispielsweise die Dienstanweisung Korruptionsbekämpfung sowie dazugehörige Schulungen.

Um Unregelmäßigkeiten bei Geschäftsvorfällen zu klären oder aufzudecken, hat die Unternehmensgruppe einen unabhängigen internen Compliance-Beauftragten bestellt. Dieser steht als neutrale Instanz und vertrauensvoller Ansprechpartner allen Betroffenen, intern und extern, zur Seite – für Beratung, Hinweise und Verdachtsmomente. Wenn gewünscht, führt er Gespräche auch unter völliger Wahrung der Anonymität.  Seine Aufgabe ist es, Unregelmäßigkeiten bei Geschäftsvorfällen aufzudecken und aufzuklären. Dazu zählen auch die Prävention, Lösungssuche und Vermittlung für Situationen, in denen Regelverstöße begangen wurden oder die Vermutung dazu besteht. Die Position des Compliance-Beauftragten wird von einer unabhängigen externen Ansprechstelle (Externe Compliance-Stelle) bei einer Rechtsanwaltskanzlei (siehe unten) vervollständigt. Die Kontaktdaten des Compliance-Beauftragten und der Externen Compliance-Stelle sind auf unserer Webseite veröffentlicht, ebenso wie die Zugänge zum Hinweisgebersystem (dieses wird um eine digitale Lösung gemäß Hinweisgeberschutzgesetz ergänzt). Ein weiteres Element des Compliance-Systems stellt die Innenrevision dar.

Externe Compliance-Stelle

Darüber hinaus haben wir eine weitere, von der Unternehmensgruppe unabhängige Ansprechstelle für Compliance-Fragen bei einer Rechtsanwaltskanzlei geschaffen. Die Zusammenarbeit und Bereitschaft ist vertraglich geregelt. Sie nimmt Hinweise entgegen, wenn gewünscht ebenfalls anonymisiert. Individuelle Gesprächstermine finden in den Kanzleiräumen statt. Die erhaltenen Hinweise gibt die Kanzlei ausschließlich an den Compliance-Beauftragten der Unternehmensgruppe zur verantwortungsvollen Sachverhaltsaufklärung weiter, ggf. auch anonymisiert. Die Geschäftsführung hat hinsichtlich der Identität der mitteilenden Personen auf Auskunftsrechte bei der Rechtsanwaltskanzlei verzichtet. Die Kanzlei steht dem Compliance-Beauftragten auch bei der rechtlichen Bewertung von Vorgängen zur Seite, z. B. auch mit Stellungnahmen.

Beschwerdeverfahren für Mietparteien

Die Service- und Regionalcenter der Unternehmensgruppe sind primär verantwortlich für die Entgegennahme von Beschwerden der Mieterschaft. Sämtliche Mieterbeschwerden laufen hier zusammen, werden bearbeitet und wenn nötig der Geschäftsleitung vorgebracht und nachverfolgt. Das Telefonservicecenter ist ausschließlich mit gut ausgebildeten Fachkräften des eigenen Unternehmens besetzt. Alle Mieterbeschwerden, die in den Servicecentern eingehen, werden dokumentiert und beantwortet. Darüber hinaus steht den bei uns wohnenden Menschen der Compliance-Beauftragte und die oben beschriebene Beschwerdestelle der Rechtsanwaltskanzlei zu Compliance-Themen zur Verfügung.

Maßnahmen zum Datenschutz

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragen, als interne Schnittstelle fungiert unsere Datenschutzkoordination. Auch in anderen Bereichen innerhalb des Unternehmens gibt es Datenschutzkoordinatoren. Die Entwicklung des Datenschutzes bezüglich gesetzlicher Anforderungen und deren Auslegung wird verfolgt und die Auswirkung auf das Unternehmen geprüft.

Investitionsmanagement: Sustainable Finance

Ethisches Wirtschaften bedeutet für uns auch Sustainable Finance. Um unseren Gebäudebestand bis 2045 nahezu klimaneutral zu entwickeln, müssen wir in Bestand und Neubau investieren. Um das dafür notwendige Modernisierungsprogramm zu finanzieren, haben wir 2019 als eines der ersten Wohnungsunternehmen einen grünen Schuldschein am Kapitalmarkt platziert; 2022 legten wir mit einem grünen und sozialen Schuldschein nach. So steigern wir unsere Attraktivität für jene Investorengruppen, die nachhaltige Geldanlagen suchen. Mit dem neu platzierten Sustainability-Schuldschein wurden erstmals sowohl grüne Investitionen für energieeffizientes Wohnen als auch soziale Investitionen für bezahlbaren Wohnraum finanziert. Über ein Nachhaltigkeitsrating von ISS oekom sowie mittlerweile zwei so genannte Second Party Opinions (SPO) haben wir die Transparenz zur nachhaltigen Konzernentwicklung für den Finanzmarkt erhöht.

Darüber hinaus kümmern wir uns im Handlungsfeld Investitionsmanagement darum, unsere liquiden Mittel unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten anzulegen. Ziel ist eine ESG-konforme Anlage. Seit dem Berichtsjahr 2022 ist unser eigener Fonds nach Artikel 8 der Offenlegungsverordnung der EU klassifiziert.

GRI 3-3 d.
GRI 2-25
GRI 2-26

Wirksamkeitsüberwachung

Unser Compliance-Management-System soll sicherstellen, dass unsere Regelsysteme fortlaufend überprüft und weiterentwickelt werden. Außerdem dient es dazu, die Regeleinhaltung zu überwachen. Ergänzend dazu gibt es das interne Kontrollsystem (IKS) der Unternehmensgruppe. Prüfungen erfolgen außerdem durch die Innenrevision und ggf. durch den Compliance-Beauftragten, wie oben beschrieben.

Sofern Beschwerden im Berichtsjahr 2022 erfolgten, wurden diese durch die zuständigen Bereiche oder den Compliance-Beauftragten bearbeitet. Die Beschwerden wurden geprüft und ggf. angemessene Maßnahmen entwickelt.

Die jährliche Pflichtschulung zum Datenschutz wurde für alle Mitarbeiter:innen online durchgeführt. Eingehende Anfragen in Bezug auf den Datenschutz bei der Unternehmensgruppe werden dokumentiert, geprüft und bearbeitet. Im Berichtszeitraum erfolgte keine Geltendmachung eines Auskunftsanspruchs durch Mitarbeiter:innen, ein:e Mieter:in hat einen Auskunftsanspruch nach Artikel 15 DSGVO gestellt. Die Unternehmensgruppe erhielt sechs datenschutzrechtliche Anfragen in laufenden Ermittlungsverfahren, 20 Anfragen von Trägern öffentlicher Gewalt, zwei Auskunftsbitten privater Stellen und zwei Rückfragen der zuständigen Aufsichtsbehörde. Insgesamt hat die Unternehmensgruppe sechs Vorfälle fristgerecht an die zuständige Aufsichtsbehörde gemeldet. Gründe hierfür waren individuelle Arbeitsfehler von Mitarbeiter:innen.

Bezüglich gesetzlicher Anforderungen entwickelt sich unser Datenschutzkonzept stetig weiter. So wird beispielsweise das in der NHW implementierte Löschkonzept für Daten und Akten kontinuierlich evaluiert und aktualisiert.  

Wir überprüfen wie im Vorjahr 28 Themenfelder im Hinblick auf Korruptionsrisiken und ergriffen zwei Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung (E-Learning-Schulung und Vortrag im Rahmen der Betriebsversammlung zur Dienstanweisung Korruptionsbekämpfung). Bestätigte Korruptionsfälle gab es keine.

GRI 3-3 e.

Einhaltung von Gesetzen und Verordnungen

Im Berichtszeitraum gab es keine wesentlichen Verstöße gegen Gesetze und Verordnungen; es mussten keine Geldbußen gezahlt werden. Weiterhin sind bei der Unternehmensgruppe keine Bußgelder wegen Nichteinhaltung von Vorschriften in Bezug auf die Bereitstellung und Nutzung von Produkten und Dienstleistungen sowie von Umweltvorschriften angefallen.

Verfahren aufgrund von wettbewerbswidrigem Verhalten oder Kartell- und Monopolbildung sind bei keinem Unternehmen der Unternehmensgruppe Nassauische Heimstätte | Wohnstadt anhängig.

GRI 2-27

Einbindung von Interessengruppen

Der Gesamtbetriebsrat der Nassauischen Heimstätte Wohnungs- und Entwicklungsgesellschaft mbH, der die Interessengruppe der Mitarbeitenden vertritt, hat die für die Compliance nötige Gesamtbetriebsvereinbarungen mitentwickelt.

GRI 3-3 f.